Ik heb op zaterdag in de loop van de ochtend de volgende mail aan mijn team genoten gestuurd:
Geachte Teamgenoten,
Bij deze stel ik voor dat we morgen na de vergadering van Digitale
techniek een momentje nemen om onze wekelijkse meeting te houden. Het is zaak
dat we het hebben over een aantal onderwerpen:
- - De overall visie van de Robot
- - De Individuele voortgang per Projectdeel
- - Verdieping op de persoonlijke leerdoelen. Weet
iedereen wat hij/zij moet bewijzen aan het einde van het blok?
Ik denk dat dit bij elkaar een uurtje duurt. Ik zie jullie
allemaal morgen.
Met
vriendelijke Groet,
Alexander
Bol
De reden van deze mail was als volgt: op maandag ochtend negen uur staat de monday morning meeting gepland. Maar zeker drie mensen hebben een herkansing van Digitale techniek op hetzelfde tijdstip. In deze mail roep ik op om alsnog een gezamelijke meeting te houden. Dat komt meestal voor mensen beter uit dan iets kort van te voren melden.
De reden waarom deze meeting nog belangrijker is: het teamwork loopt soms spaak. Er is tussen bepaalde stations geen synergie omdat mensen dubbele belangen hebben. Ze nemen projecttijd en gebruiken die tijd om te leren voor hun herkansingen. Ze stellen eigen belang dus voor groepsbelang, en daardoor loopt het project gevaar. Binnen deze meeting wil ik duidelijk maken dat projecttijd besteed zou moeten worden aan het project. Maar op beter beslagen ten ijs te komen heb ik mij voorberijd met een aantal aandachtspunten voor mijzelf. Die staan hier onder. De punten zijn opgesteld op basis van de gesprekken die ik met Dhr. Koole heb gehad.
-Begin het gesprek met een neutraal onderwerp. De robot zelf dus: we hebben immers een gemeenschappelijke visie waar wij met zijn allen voor staan. De punten die ik daar wil bespreken zijn: de nieuwe vormgevingen en afmetingen, de concurentie en de goede koers die we varen. Het is belangrijk om daar de belangen nog een keertje door te spreken. Dan staan alle neuzen de zelfde kanten op. Onze belangen zijn immers: Het behalen van leerdoelen, het ontwikkelen van een mooi product, en het zorgen dat onze robot niet af valt over 3 weken.
-Nu komt het gesprek over individueel functioneren. Zorg dat je naast Anne zit(dan heb je twee positief functionerende personen als eerste, en Sven kruipt waarschijnlijk ook naar Anne toe). Hierin beschrijf ik zelf als eerste wat de bevindingen zijn van mijn Deadlines. Ik vertel wat over mijn materiaal en productiekeuze, en ik laat een schetsje zien van het definitieve ontwerp. Daarna verteld de volgende(anne dus) wat zij heeft op geleverd. Vat bij ieder persoon de dingen samen. stel daarvoor eerst verkennende vragen, inventariseer het, en vat het samen. Het is dus belangrijk om neutraal te blijven als mensen moeten gaan vertellen dat zij bepaalde dingen niet gedaan hebben. Want als ik autoritair op ga treden verlies ik mijn respect die ik in de functie van team leider nodig heb. Ik heb dat respect gehad omdat mensen mij vertrouwen, omdat ze denken dat ik deze rol aan kan. Ik zal alles dus verliezen als ik ga reageren vanuit een hogere rang. Immers: ik heb geen rang, want ik ben niets beter dan mijn team genoten.
- Als ik neutraal ben gebleven kan ik de vraag stellen: hoe komt het dat we hier nu terecht zijn gekomen? Hoe komt het dat mensen hun eigen belangen voor hun team belangen plaatsen? Zo hoop ik de discussie op gang te brengen waaruit een beter team komt. we zullen dan moeten gaan debatteren over een goede oplossing.
- Als er een goede oplossing ligt moet ik zorgen dat iedereen zich persoonlijk gecommiteerd aan het nieuwe verdrag. Want alleen dan heb je meer houvast dat prioriteiten hetzelfde blijven. Laat in iedergeval iedereen persoonlijk ja zeggen.
Als laatste moet ik vooral de nadruk leggen op het feit dat ik er ben om te supporten en te coachen. Dat wou ik doen aan de hand van het kijken naar de individuele leerdoelen. Ik wil deze eye opener gebruiken om mensen te laten zien dat ik er ben om hun te helpen. Want als zij beter functioneren, dan functioneren ze ook beter binnen het ontwerp traject. Ik wil ook de mensen die nu achter lopen extra supporteren:
het helpen opstellen van een nieuwe planning
het meedenken binnen het ontwerp
het brainstormen met de groep over een onderwerp
stukje controle bieden waar dat nodig is
zo hoop ik dat ook deze mensen weer sneller back on track zijn. Want alleen een goed ontwerp team schuift door naar blok 8. En als wij dat willen, dan moeten we wel een echt goed team zijn!
