25-03 Terugkoppeling op de monday morning meeting

Vorige week hebben we afgesproken dat deze maandag iedereen weer bij zou zijn. Dat betekend dat iedereen volgens de opgestelde planning het volgende af moet hebben.

De vorige week had ik van enkele mensen al werk gezien. Ik had ook met Matthijs al overleg gehad over bevestiging van het frame aan de behuizing. En ik had met enkele mensen coachingsgesprekjes gehad om te kijken hoever ze waren met hun onderwerp. In het weekend kwamen er zelfs al Solid Works renderingen online. Ik wist van dus al redelijk hoe ver mensen waren met hun werk, maar van sommige mensen moest ik dat helemaal afwachten.

Op de meeting zijn we begonnen met de algemene zaken. We hebben het onder andere gehad over de behuizing, de koppelpunten van onderdelen en MPI zaken. Zo hebben we onder andere besloten dat we geen licht gevende ogen gaan toepassen. De status leds komen daarom in het strikje. Verschillende kleuren geven informatie over batterij status,

Het volgende puntje op de agenda die ik gemaild had was individuele voortgang. Hierin heeft iedereen persoonlijk uitgelegd hoe ver hij of zij is. Dat is gedaan aan de hand van een kleine presentatie op de laptop of computer. Ik heb daar persoonlijk vragen gesteld om te kijken of alle activiteiten op de planning waren afgerond. Gelukkig was er binnen de groep veel discussie of de kwaliteit voldoende was.

Maar het eindresultaat was toch teleurstellend in mijn mening. Veel activiteit van de planning waren nog niet af, en eigenlijk was het project in gevaar. De planning was nu zo vaak niet gerespecteerd dat haalbaarheid van het concept niet gegarandeerd kon worden. Dat was iets waar ik wel van schrok. Misschien dat ik naïef geweest ben met het maken van afspraken, maar ik had wel meer vorderingen verwacht. Ik had wel verwacht dat niet iedereen helemaal bij zou zijn, maar sommige personen hadden geen enkele inhaalslag gemaakt. Omdat ik mijn blog annoniem moet schrijven noem ik geen namen. Maar één cruciaal onderdeel van de robot lag drie weken achter op planning, en we hadden nog maar 12 Dagen tot de presentatie. Het was daarom belangrijk om de planning aan te passen. Ik heb van iedereen genoteerd wat hij of zij de volgende week af zou hebben.

 Dit waren de activiteiten die iedereen uit zouden voeren. Als al deze activiteiten gedaan zijn is er geen risico meer voor het project. Iedereen heeft zich persoonlijk gecommitteerd aan deze planning. Als stok achter de deur hebben we zelfs nog de afspraak gemaakt dat de gene die niet alles af heeft trakteert op broodje Smoss.
Om nog verder de risico's te verminderen hebben we een groepsbrainstorm gehouden over het zwakke onderdeel in de robot. Gedurende twee uur hebben we alternatieven bedacht, gewogen en omgezet naar een totaal idee van het onderdeel. Jamie Peter en ik hebben vervolgens nog gerekend aan het ontwerp om zeker te weten dat het zou lukken.

Ook hebben we de taakverdeling wat aangepast. Jamie gaat helpen bij het onderdeel dat achter loopt, en ik zal daar ook helpen wanneer nodig.

Zo hoop ik toch dat we aan het einde van dit blok een compleet concept hebben. De meeting ging op management vlak toch vrij soepel. Mensen zijn berijd om te werken, maar ze hadden met alle herkansingen geen tijd om alles af te maken. De werklust is er, en daarom denk ik dat de nieuwe afspraken zullen werken. En er wordt nu ondersteund op de zwakke punten, en er is weer volop synergie tussen de mensen van de groep.
Ik vroeg me wel af waarom die ondersteuning niet ieder geregeld was door mij. Maar als ik daarop reflecteer  kan ik eigenlijk alleen bedenken dat het op dat moment niet kon. De groep was namelijk vaak niet compleet, en dan heeft ondersteuning ook geen zin. De elementen die nu achter liepen waren namelijk vaak thuis tijdens projecttijd. Dus misschien hadden we NOG duidelijkere afspraken moeten maken dat projecttijd op school gespendeerd dient te worden. Iets wat ik erg moeilijk vind, omdat je al snel met een vingertje loopt te zwaaien in zo'n Situatie. Je wilt immers niet over komen als " van Meester Alex moet ik op school blijven "