terugkoppeling op monday morning meeting 18-03

In de vorige post heb ik mijn voorbereiding op de monday morning meeting laten zien. Hier volgt een terugkoppeling op die meeting.

Er waren geen 6 mensen aanwezig. Er waren 4 mensen, en éen persoon was ziek, en één persoon was afwezig omdat hij thuis bleef of te leren voor een herkansing. Die herkansing was op donderdag middag. En iedereen behalve ik moest die toets herkansen. De monday morning meeting die heel kort was kwam naar voren dat iedereen eigenlijk bezig was met de herkansing, en niet met het project. verschillende mensen liepen achter op de planning, en ze gaven aan dat ze geen kans zagen om betijds hun achterstand in te halen. Dit zette mij voor een probleem. aan de ene kant kon ik met mijn vingertje mensen wijzen op afspraken, maar daarmee verlies ik alleen maar goodwill. Daarom heb ik in overleg besloten om al het project werk tot na de herkansing op te schorten. technisch gezien stonden er geen uren ingepland, maar ik gaf mensen de ruimte om te leren voor hun hertoets. Dit alles wel op de voorwaarde dat donderdag middag na de toets een meeting zou plaatsvinden voor een nieuwe planning. En dat op de eerstvolgende monday morning meeting(maandag 25 maart) iedereen terug bij was volgens de originele planning. Ik kon mensen waar nodig helpen met plannen en brainstormen om te zorgen dat iedereen terug bij zou zijn. 

om dat extra aan de gehele groep te communiceren heb ik het volgende gemaild(direct na de monday morning meeting)

Geachte Collega’s,

Vanochtend hebben we een korte maar krachtige Monday morning meeting gehouden. De strekking is eigenlijk vrij simpel.

Tot aan donderdag middag word alle projecttijd opgeschort. Donderdag middag, na de toets analoge techniek, stellen we een planning op zodat de mensen die achter lopen terug op schema komen te liggen. Het is de bedoeling dat iedereen volgende week, 18-03-2013, na de Monday morning meeting weer bij is. Zorg dus dat je voldoet aan de deadlines van de originele planning! Ik kan eventueel altijd helpen met brainstormen/plannen als je er niet uit komt. Maar misschien moet jij dat weekend door om te zorgen dat je bij raakt.

Ik hoop dat iedereen de extra tijd voor het leren goed kan gebruiken. Ik wens jullie allemaal veel succes met het voorbereiden van de toets. En dat we volgende week weer met zijn allen door kunnen werken aan onze robot.

Met vriendelijke Groet,

Alexander Bol

Ik voelde me niet super fijn bij het weer uitstellen van de planning. maar het was het enigste rieele wat ik kon doen. Ik zag bij elke projectgroep hetzelfde probleem, maar wij waren de enigste groep waar er afspraken gemaakt werden. Ik had een concessie gedaan, maar ik had nog wel grip op de planning. Immers: maandag's zou iedereen weer bij zijn. Ik had dus een concrete afspraak met iedereen, in ieder geval met de mensen die bij de meeting waren. Ik was in er in ieder geval sterker uit gekomen als projectmanager. ik had mensen laten zien dat de planning flexibel was voor extremen, en dat ik kon ondersteunen waar nodig was. 

Ik denk dat het een nuttige oplossing was, omdat mensen vrijheid kregen om te leren, zonder dat het project hier onder leidde (ze haalden alles in het weekend in)